Beslutningsprotokol 26/9 2019

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Torsdag d. 26. september 2019 kl. 19.00 i Samlingsstedet

Til stede: Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Heidi Frost Andersen, Sofie Frost Bondorf, Jeanett Bruntse-Olsen, Mette Rasmussen, Mona Sørensen, Karina Ankjær Johansen, Seth Johnn Fjeldsted, Thomas Feddersen, Brian Jimmy Nielsen, Marianne Lauritzen

Afbud: Bodil Frantsen

Referent: Martin Gundersen

1. Godkendelse af dagsorden:

Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referatet fra sidste møde, samt underskrift:

Referatet blev godkendt og underskrevet.

3. Revisionsprotokollat årsregnskab 2018:

Revisionsprotokollatet blev gennemgået og drøftet.

Menighedsrådets svar på bemærkninger fra revisor:

- Bilag til regnskabsinstruks skal opdateres, således at bilag 5 vedr. menighedsrådets samarbejder indgår.

Ny opdateret regnskabsinstruks er udarbejdet og underskrevet.

- Regnskabet for Skoletjenesten SKIBET er ikke angivet i regnskabets bilag. Det er vores opfattelse, at dette skal vedlægges som et bilag til menighedsrådets regnskab.

Regnskabet for Skoletjenesten SKIBET var sendt til revisor, men vil fremadrettet også blive vedhæftet som bilag til menighedsrådets regnskab.

- Konti 771010 er ikke nulstillet i regnskabet. (Menighedsplejen)

Dette skyldes en fejl og er nu blevet nulstillet.

- Sognet har modtaget 50.000 kr. i 5 % midler, som er indtægtsført under formål 1000. 5 % midler til drift skal bogføres under formål 1100.

Dette skyldes en fejl og vi er ekstra opmærksom på dette fremadrettet.

- Vi har konstateret, at der i løbet af regnskabsåret er blevet afholdt udgifter til gaver. Gaverne har en varierende værdi. Vi skal dels henlede opmærksomheden på den skattemæssige grænse for gaver på 800 kr., hvilket betyder, at gaver over denne størrelse til ansatte skal indberettes som lønninger, og dels gøre opmærksom på, at menighedsrådet generelt i forbindelse med gaver bør have fokus på gavens værdi. Det er vores opfattelse, at værdien af gaver finansieret af offentlige midler ikke bør overstige et beløb svarende til værdien af et par flasker vin eller lignende. Vi har konstateret, at der er ydet gaver op til en værdi på 1.200 kr., hvilket efter vores opfattelse overstiger forventningerne til beløbet.

Dette er taget til efterretning af menighedsrådet.

Herefter blev revisionsprotokollatet underskrevet.

Bemærkning til underskrifter:

Peter Laurits Schouboe, Næstformand er flyttet og er ikke mere medlem af menighedsrådet.

Mona Sørensen er ny næstformand.

Karina Ankjær Johansen er nyt medlem af menighedsrådet.

4. Orientering:
    • Formanden:
      - Budgetsamråd 9/10 i Himmelev. Jeanett, Else-Marie og Martin deltager.
      Derudover deltager Erik og Sofie da de sidder i Provstiudvalget.
      - Der er sendt ansøgning til stiftet vedrørende udvidelse af p-plads, ny indgang til Vindinge kirkegård og varmepumpe i Vindinge kirke. Før endelig tilladelse fra Stiftet er kommet kan vi ikke sætte arbejdet i gang.

    • Præsten:
      Sofie:

      - Børnekoret i Vor Frue giver lidt udfordringer, da der kun er indskoling nu.
      Niels deltager på skolen i musik timer, men det giver ikke de samme muligheder som tidligere.
      Deltager antallet ved høstgudstjenesten i Vor Frue bar præg af at der ikke er noget stort kor som trækker forældre og bedsteforældre med.
      - Juletræs arrangement ved Samlingsstedet bliver formentlig til noget i år igen og vi bør deltage i en eller anden form.
      - Rundvisningen på kirkegården i Vor Frue efter høstgudstjenesten afdækkede en interesse og en viden om lokalhistorien. En lille gruppe borgere i Vor Frue vil sætte sig sammen med henblik på at nedskrive lokalhistorisk viden som kan bruges til formidling af gravstederne, bla. på kirkens hjemmeside.
      - Til halloween vil vi åbne begge kirker mellem 17 og 20. Budskabet om der i mørket er et lys i kirken. Tanken er at det skal illustreres ved at der vil være mørkt og uhyggeligt i våbenhuset og når man går ind i kirken vil der være lyst og rart. Bolsjer med bibelvers vil blive uddelt som slik. Alt er ikke færdig planlagt endnu men vi kan godt bruge hjælpere til dette arrangement. Flere meldte sig som hjælpere.
      - Vi har 15 konfirmander til undervisning i Vindinge og 17 der skal konfirmeres i Vindinge kirke.
      - D. 30/10 mellem 17-21.30 er der møde i Provstiet omkring det kommende menighedsrådsvalg 2020.
      Thomas:
      - Konfirmand hold i Vor Frue er på 6 stk.
      - Der er et stort minikonfirmand hold i Vindinge i dette efterår.
      Der er 22 minikonfirmander.
      - Vedrørende minikonfirmander I Vor Frue til foråret skal der nok gøres noget andeledes end vi plejer på grund af udfordringerne med skolen.
      Måske et par weekend arrangementer.
      - Sofie og Thomas er i Nord Irland på kursus i næste uge.
      - Der er holdt møde igen omkring ”De nye i Vindinge”. Der er blevet sået tvivl om arrangementet fordi der var foreninger der ikke deltog i mødet. Men vi arbejder stadig på sagen.
       

    • Kontaktperson:
      - Har været på kursus ”Inspiration til arbejdet i menighedsrådene” i Distriktforeningen af menighedsråd. Kaj Bollmann holdt foredrag om hvordan vi sælger arbejdet i menighedsrådet i forbindelse med det kommende menighedsrådsvalg.
      Vi skal bla. fortælle hvad vi er stolte af ved vores arbejde i menighedsrådet.
      Det var en spændende aften.
       

    • Aktivitetsudvalg:
      - Der har været 2 gode høstgudstjenester. Forskellige, men med engagerede
      - Juletræssalget stopper måske efter at spejderne er lukket ned i Vindinge.
      - Aktivitetsudvalget skal snarest mødes og tale om forårets program.
      - Skal julearrangementerne i 2019 være de samme i 2019?
      Menighedsrådet besluttede at det skulle det. Brødauktion i Vindinge og klippe/klistre arrangement i Samlingsstedet.
      - Der var stor ros fra menighedsrådet til kirketjener og gravere for den flotte udsmykning til høstgudstjenesterne.
       

    • Kirkegårdsudvalg:
      - Tilbud på fastsættelse af usikre gravsten i Vor Frue er modtaget og er bestilt til udførelse snarest.
      - Græsslåmaskinen i Vor Frue er blevet stjålet igen.
      - Det store arbejde med det nye minde-kirkegård i Vindinge er nu færdigt. Der er stor ros fra menighedsrådet for den store indsats Vibeke har ydet.
       

    • Kirkeværge:
      - Malerarbejde der er sat i gang jf. synsrapporter er i gang i begge kirker og afsluttes snarest.
      - Tømrerarbejde, murerarbejde og VVS arbejde der er sat i gang jf. synsrapporter er lavet færdigt.
       

    • Kasseren:
      - Intet at berette.

    • Medarbejderrepræsentant:
      - Intet at berette.

5. Aktionsliste:

- Arbejdet med rensning af Jesusfiguren på alteret i Vindinge kirke er startet i dag og forventes afsluttet i næste uge.

6. Eventuelt:

- Johnn spørger ind til hvordan det går med arbejdet i udvalget der kigger på renovering af Samlingsstedet.
Erik svarede at der er sendt en ansøgning til Provstiet vedrørende budget 2020 til projektet.
Vi afventer svar, men det bliver tidligst i 2020.

- Thomas udleverede det liturgiske debatmateriale som biskopperne har udsendt via Provstiet til menighedsrådene. Det vil blive sat på dagsordenen på et senere menighedsrådsmøde.

Det ordinære møde sluttede kl. 20.40 og Heidi og Martin forlod mødet.

7. Lukket møde:

Kontaktpersonen orienterede om forholdene på Vor Frue kirkegård som derefter blev drøftet på mødet.

Næste møde: Onsdag d. 23/10 2019 i Sognegården