Beslutningsprotokol 14/11 2018

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Onsdag d. 14. november 2018 kl. 19.00 i Samlingsstedet

Til stede: Bodil Frantsen, Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Jeanett Bruntse-Olsen, Peter Laurits Schouboe, Marianne Braae, Seth Johnn Fjeldsted, Marianne Lauritzen, Thomas Feddersen, Heidi Frost Andersen, Brian Jimmy Nielsen, Mette Rasmussen

Afbud:, Mona Sørensen, Sofie Frost Bondorf (Orlov)

Referent: Martin Gundersen

1. Godkendelse af dagsorden:

Punkt 14 eventuelt blev ændret til punkt 15 og et nyt punkt 14 blev indført.

Nyt punkt 14. Ansøgning til kursus ”Menighedsrådsløftet i ord og handling”

Med disse ændringer blev dagsordenen godkendt.

2. Godkendelse af referatet fra sidste møde, samt underskrift:

Referatet blev godkendt og underskrevet.

3. Valg af formand:

Erik Johannes Larsen blev ved skriftlig afstemning valgt som formand med 8 stemmer og 1 blank.

4. Valg af næstformand:

Peter Scouboe blev ved skriftlig afstemning valgt som næstformand med 7 stemmer, 2 blanke.

5. Valg af øvrige poster: kirkeværger, kasserer, kontaktperson, bygningskyndig, udvalgsposter og underskriftsberettiget:

Seth Johnn Fjeldsted blev valgt som kirkeværge for både Vor Frue og Vindinge kirker.

Jeanett Bruntse-Olsen blev valgt til kasserer.

Mette Bundgaard Rasmussen og Sofie Frost Bondorf blev valgt som kontaktpersoner.

Murermester Niels Hansen blev genvalgt som bygningskyndig.

Mona Sørensen, Bodil Frantsen og Brian Jimmy Nielsen blev valgt til det stående udvalg (kirke-gårdsudvalg).

Mona Sørensen, Bodil Frantsen, Else-Marie Høgstrup, Karina Ankjær Johansen, Sofie Frost Bon-dorf (Præst) og Thomas Feddersen (Præst) blev valgt til aktivitetsudvalget.

Mona Sørensen blev valgt som underskriftsberettiget.

6. Budget 2019:

Budget 2019, mærket:

Vor Frue-Vindinge Sognes Menighedsråd, CVR-nr. 21683728, Budget 2019, , Endelig budget afleveret d. 05-11-2018 10:37

blev forelagt, gennemgået, drøftet, godkendt og herefter underskrevet.

7. Orientering:

• Formanden:

- Orientering om indsamlingsprojekt i provstiet.

- Julekrybben på Roskilde torv bliver stillet op igen d. 22/11 2018.

Der blev opfordret til at vi hjælper til med at bemande julekrybben.

- Orientering om nytårsgudstjenesten i Roskilde Domkirke. Der er 10 tilmeldt fra Vor Frue og Vindinge.

• Præsten:

Marianne:

           - Intet at berette.

Thomas:

          - Klager ikke over manglende arbejde.

          - Alle Helgens gudstjenester var ikke så vel besøgt i år.

            Johnn spurgte ind til muligheden for at kunne tænde lys for andre på denne dag.

            Thomas svarede at han rumler med tanker om muligheden for at ændre på formen  af gudstjenesten.

            Erik sagde at der har været tanke om at købe en lys kugle hvor man kunne tænde  lys i. Det blev i sin tid nedstemt da vi 
            ikke har en åben kirke i dagligdagen.

            Else-Marie spurgte ind om hvorfor der ikke var altergang.

            Thomas svarede at han valgte at have fokus på de afdøde og deres pårørende.

            Peter spurgte om muligheden for at have et billede af afdøde med i kirken i forbindelse med Alle Helgen.

            Thomas svarer at han ikke vil udelukke det og har det i tankerne.

• Kontaktperson:

- Thomas og Mette har holdt MUS samtaler med alle medarbejdere.

• Aktivitetsudvalg:

- Aktiviteterne er på plads for foråret. Kommer i første kirkeblad i det nye år.

• Kirkegårdsudvalg:

- Orientering om at brev 2 til gravstedsejere med usikre gravsten er sendt ud.

- Orientering om at kirkegårdsudvalget har sparet en del i år for at hjælpe på den samlede økonomi, men det betyder ikke at der ikke er sket noget på kirkekgårdene og der er en del ting i støbeskeen til 2019.

• Kirkeværge:

- Orientering om at der kommer tømrer og kigger på præstegården på lørdag for at lave tilbud på de forskellige mangler.

- Lone vil gerne have et arbejdsbord. Det laver Johnn.

- Der bliver sat en indvendig låsebom op i den blå lade for at sikre græsslåmaskinen endnu bedre.

- Lys på kirkerne til advent sørger begge gravere for at blive sat op.

• Kasseren:

- Intet at berette.

• Medarbejderrepræsentant:

- Intet at berette.

8. Kirkelige handlinger 2017 og 2018:

Orientering om udviklingen af kirkelige tjenester fra 2017 til 2018.

- Thomas informerede om at 2017 var et usædvanligt år med få tjenester og at 2018 er mere retvisende.

I 2019 sammenligner vi igen.

9. Byggeregnskab for Vindinge Sognegård:

Erik orienterede og gennemgik det endelige regnskab for byggeri af sognegården.

Erik tager regnskabet med videre til Provstiet for at ansøge om lov til at benytte vores frie midler til at dække for underskuddet, jf. revisionsprotokollat for årsregnskab 2017.

- Peter foreslog at vi bør gøre alt for at få det hele beløbet dækket af Provstiet, da det er en meget lille budgetoverskridelse i sådan et projekt og det har haft stor indflydelse på vores aktivitets niveau i 2018.

10. Budget rest 2018:

Erik gennemgik de forventede indtægter og udgifter for resten af året.

Det forventes at vi får dækket vores underskud på de frie midler ind efter regnskabsårets afslutning.

- Peter forslog at vi bør lave et likviditetsbudget løbende, ligesom det vi er blevet præsenteret for i dag. Det giver et nemt og overskueligt overblik.

- Jeanett sagde at det vil vi kigge på.

11. Forslag til mødedatoer i 2019: 15/1 (V) – 27/2 (VF) – 12/3 (V) – 10/4 (VF) – 23/5 (V) – 20/6 (VF) – 15/8 (V) – 17/9 (VF) – 23/10 (V) – 26/11 (VF):

Med nedenstående ændringer blev datoerne besluttet.

13/3 i stedet for 12/3.

25/9 i stedet for 17/9.

12. Aktionsliste:

Kirkeuret er kommet op og derfor skal punktet slettes.

13. Revisionsprotokollat vedrørende løbende revision udført i årets løb:

Revisionsprotokollatet blev forelagt, gennemgået, drøftet, godkendt og herefter underskrevet.

14. Kursus….

Else-Marie ønsker at deltage på Kursus ”Menighedsrådsløftet i ord og handling” på Løgumkloster 18/1 2019.

Menighedsrådet besluttede at bevilge kurset.

15. Eventuelt:

- Bodil: Vor Frue borgere vil gerne låne græsplænen til at opsætte et juletræ og pynte det.

  Menighedsrådet besluttede at låne dem græsplænen og lade dem benytte toiletter.

- Peter: Forslår at lave et forretningsudvalg (FU) der holder møde en uge før hvert menighedsrådsmøde og gennemgår økonomi og laver dagsorden til det kommende menighedsrådsmøde.

- Else-Marie synes ikke det er en god ide. Hun ønsker at bevare alle informationer i menighedsrådet.

- Brian beder om uddybning af Peters forslag.

- Peter uddyber at det vil skabe plads på selve menighedsrådsmødet til at diskutere andre vigtigere ting som for eksempel de kirkelige aktiviteter.

- Johnn synes det er en god ide at man kun får de vigtigste økonomiske detaljer oplyst.

- Jeanett har lidt blandede følelser med ideen. Økonomi delen kan gennemarbejdes i FU,  men skal stadig med på mødet i en måske mindre form.

- Else-Marie synes stadig det er en dårlig ide.

- Brian udtalte, at jeg ikke vil opponere imod det, hvis nogen i en mindre kreds forud for menighedsrådsmøderne drøfter og beslutter, hvilke punkter i regnskabet man særligt vil gennemgå på menighedsrådsmøderne.

- Marianne Det bør være mere spiseligt og synes at det vil være rart at have mere tid til at diskutere de kirkelige aktiviteter.

- Thomas Vi vil alle sammen være ansvarlige for økonomien, lige meget om et eventuelt FU har taget en beslutning.

- Peter foreslår at der 1-2 gange om året kunne være en større gennemgang af regnskabet og det kunne give mere tid og ro på møderne. Måske man kunne lave en prøveperiode.

- Else-Marie vil føle sig uden for den økonomiske del.

- Jeanett mener at måden regnskabet bliver præsenteret på er vigtigt.

- Marianne Braae siger at økonomi til kirkelige aktiviteter er vigtige og bør være det som bliver diskuteret på menighedsrådsmøder. Resten kan FU tage sig af.

- Erik konkluderer at det forbliver som det er for året ud. Martin, Erik og Jeanett overvejer hvordan vi kan gøre det anderledes med præsentationen af regnskabet i 2019.

Næste møde: Tirsdag d. 15/1 2019 i Sognegården