Beslutningsprotokol 4/1 2017

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Onsdag d. 4. januar 2017 kl. 19.00 i Samlingsstedet

Til stede: Bodil Frantsen, Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Mette Bundgaard Rasmussen, Mette Friborg Devantier, Sofie Frost Bondorf, Mona Sørensen, Jeanett Bruntse-Olsen, Brian Jimmy Nielsen, Peter Laurits Schouboe, Seth Johnn Fjeldsted, Suppleant Nina Hestehave Degn, Suppleant Marianne Lauritzen, Suppleant Karina Ankjær Johansen,

Afbud: Karen Kvistgaard Jensen

Referent: Martin Gundersen

1. Godkendelse af dagsorden:

Dagsorden blev godkendt.

2. Godkendelse af referatet fra sidste møde, samt underskrift:

Referatet blev godkendt og underskrevet

3. Vedtagelse af forretningsorden for Vor Frue – Vindinge Menighedsråd:

Forretningsorden, som var sendt ud med indkaldelsen, blev gennemgået og drøftet. Herefter blev forretningsordenen godkendt og underskrevet af formanden.

4. Vedtagelse af vedtægter for:

• Kasserer – Vedtægten, som var sendt ud med indkaldelsen, blev gennemgået og drøftet. Herefter blev vedtægten godkendt og underskrevet af kasserer og formanden.
• Kirkeværge - Vedtægten, som var sendt ud med indkaldelsen, blev gennemgået og drøftet. §9, linie 3, skal ændres fra ”Kirkeværgen fører/fører ikke synsprotokollen, som….” til ”Kirkeværgen fører synsprotokollen, som….”

§9, linie 5, skal ændres fra ”Kirkeværgen har/har ikke ansvaret for….” til ”Kirkeværgen har ansvaret for….”

Med de ændringer blev vedtægten godkendt og nyt dokument udskrives og underskrives af formanden.

• Kontaktperson - Vedtægten, som var sendt ud med indkaldelsen, blev gennemgået og drøftet. Herefter blev vedtægten godkendt og underskrevet af formanden.
• Kirkeudvalg/kirke- og kirkegårdsudvalg - Vedtægten, som var sendt ud med indkaldelsen, blev gennemgået og drøftet. Herefter blev vedtægten godkendt og underskrevet af formanden.

Erik informerede om hvordan aflønning hidtil af menighedsrådsmedlemmer har været.

Vi besluttede at fortsætte tidligere praksis med at aflønne efter anbefaling fra landsforeningen.

Formand kr. 1.810,89 pr måned.

Kontaktperson kr. 1.358,16 pr måned.

5. Skattefri godtgørelse af ikke lønnede menighedsrådsmedlemmer:

Erik informerede omkring udbetaling af skattefri godtgørelse til menighedsrådsmedlemmer.

Godtgørelse beløb sig i 2016 til kr. 1.400,00 for menighedsrådsmedlemmer og kr. 3.750,00 for kasserer om året.

Efter drøftelse blev det vedtaget at beløbet for 2017 skal være kr. 2.000,00 for menighedsrådsmedlemmer og kr. 3.750,00 for kasserer og kirkeværge om året.

De bliver udbetalt snarest muligt.

Menighedsrådsmedlemmer som ikke tidligere har fået udbetalinger, bedes sende en e-mail med registreringsnummer og kontonummer til kirkekontoret.

6. ”Som vi plejer”: Spisning før møde – start/slut tid for møder – skiftende møde dage – aktionsliste -  m.v:

  - Erik informerede om hvordan ovenstående ”plejer at være”. Nu er vi et nyt menighedsråd og derfor tages disse ting op til information og drøftelse.

  - Det blev besluttet at vi fortsat mødes kl. 18 til middag og mødestart vil fortsat være kl. 19.

  - Det blev besluttet at vi skal tilstræbe os at afslutte mødet senest kl. 21.30 og at alle er behjælpelig med oprydning derefter.

  - Møde dage vil fortsat være ”rullende” på tirsdage, onsdage og torsdage.

  - Kristeligt dagblad er et tilbud til menighedsrådsmedlemmer i Vor Frue – Vindinge menighedsråd.

  - Abonnement listen blev gennemgået og ajourført. Rettelser bliver tilsendt Kristeligt dagblad.

  - Aktionslisten er en ”løbende” liste med opgaver som skal laves. Den har ligget lidt i bero her under byggeriet af den ny sognegård. Den bliver taget med på næste menighedsrådsmøde til gennemgang.

7. Orientering:

• Formanden:

- Intet at berette.

• Præsterne:

- Vores jule koncerter og jule- og nytårsgudstjenester har været meget velbesøgt.

- Sofie er indtrådt i provstiudvalget som præsterepræsentant efter at Anne-Sophie Olander er blevet provst og dermed er Vor Frue – Vindinge nu repræsenteret med 2 personer, i det Erik også sidder deri.

- Vi får en præstepraktikant i 4 uger i løbet af foråret.

• Kontaktperson:

- Vibeke holder ferie i uge 7 og Bjarne afløser torsdag, fredag og søndag.

- Bjarne er ansat igen pr. 15. marts 2017.

• Aktivitetsudvalg:

- Møde dato aftales umiddelbart efter menighedsrådsmødet.

- Udvalget konstituerer sig og meddeler kirkekontoret om hvem som er blevet formand.

• Kirkegårdsudvalg:

- Møde dato aftales umiddelbart efter menighedsrådsmødet.

- Udvalget konstituerer sig og meddeler kirkekontoret om hvem som er blevet formand.

• Kirkeværge:

- Intet at berette.

• Kasseren:

- Intet at berette.

8. Status for nyt sognehus:

Erik informerede om følgende:

• I morgen torsdag d. 5. januar kl. 14.00 inviteres i alle til gløgg og æbleskiver i den nye sognegård. Der vil være mulighed for at se bygningen og hilse på håndværkerne.
• Afdelingslederen/byggelederen hos entreprenøren er blevet sagt op og vi står nu med direktør Christian Berg som byggeleder. Han vil varetage den økonomiske del og den daglige håndværksmæssige kontakt er stadig til Søren/Mads på selve byggepladsen.
• Vi har udfordringer med merudgifter i form af ”aftalesedler” som kommer i en lind strøm pt. Det skyldes til dels manglende tegninger fra arkitekt, ting som bliver lavet anderledes end planlagt og mangel på kompetente byggeledere fra Georg Berg på projektet. Vi har pt. betalt kr. 338.758,91 minus nogle ”positive” aftalesedler (Ting som er blevet billigere) på kr. 102.525,00 = kr. 295.292,39.
• Mandag d. 9. januar er der møde mellem bygherre, entreprenør og arkitekt hvor dagsorden er at få en løsning på alle de løse ender fra 2016 og få et overblik over den endelige økonomi og afleveringsdato.
• Den forventede afleveringsdato som entreprenøren har meldt ud er d. 28. marts 2017, men den er ikke godkendt af hverken bygherre eller arkitekt. Hvis det ender med at blive den dato skal entreprenøren, ifølge kontrakten, betale dagbøder som beløber sig til omkring kr. 600.000,00.

Mette Rasmussen kommenterede at hun ikke mener at vi skal betale ekstra for ting som arkitekt og entreprenør er skyld i og ikke skal acceptere et ringere hus end arkitekt har tegnet.

Erik svarede at det ikke er så lige til, men at der skal foregå en forhandling og på mandag skulle vi gerne få et bedre overblik som vi kan informere videre om.

9. Møde MR-medlemmer og medarbejdere:

Sofie holdt et lille oplæg om hvor speciel en arbejdsplads folkekirken kan være. Det kan være svært som menighedsråd at være arbejdsgiver, når man ikke har den daglige kontakt med medarbejdere. Ligeledes kan nogle medarbejdere føle sig lidt alene uden den daglige kontakt med arbejdsgiveren. For medarbejdere er dette en arbejdsplads og for menighedsrådsmedlemmer er det et stykke frivilligt arbejde. Samtidig er det en arbejdsplads hvor der er frihed under ansvar og man selv kan tilrettelægge en stor del af sit arbejde og sin arbejdstid.

Netop derfor er det vigtigt lige nu, med det nye menighedsråd, at møde hinanden til en aften med lidt program i form af præsentation af hinanden, visioner om fremtiden, ide udveksling m.m.

Ideen og indholdet blev drøftet og det blev besluttet at holde et møde d. 28. februar 2017 kl. 18.

Nærmere information udsendes fra kirkekontoret når program er lavet.

10. Kirkeside i Paperboy:

Roskilde lokalavis Paperboy har de sidste måneder lavet en kirkeside i deres blad. De har taget informationerne direkte fra vores hjemmeside. De har sendt et oplæg, som var sendt ud med indkaldelsen, til en fremtidig aftale.

Vi drøftede mulighederne, men besluttede at sige nej tak med følgende begrundelser:

  - Vi er glade for vores lokale kirkeblad.

  - Prisen på kr. 30.000,00 om året er meget dyrt i forhold til hvad vi mener at vi får ud af det.

  - Vi er landsbykirker og her er kirkeblade en stor succes.

11. Mødedatoer menighedsrådsmøder:

1. halvår 2017: 15/2 – 14/3 – 19/4 – 18/5 og 13/6.

12. Eventuelt:

  - John spurgte om han måtte lave visitkort til sig selv til brug for hans arbejde som kirkeværge.

    Det blev godkendt af alle.

  - Brian forespurgte omkring brug af arkiv på den digitale arbejdsplads (Dap) til blandt andet dagsorden, bilag mm.

    Erik svarede at det havde været oppe tidligere, men da der ikke var mange som kom ind og kiggede på Dap har vi ikke tidligere gjort det. Vi besluttede at vi fortsat sender dagsorden, bilag, referat mm. ud pr mail.

    Martin informerer her om at der nu (5/1 2017) er lagt dagsorden og bilag i arkivet på Dap.

    Fremadrettet bliver de både lagt på Dap og sendt ud pr mail.

  - Mona forespurgte om ting som der skal laves på kirkegården bare skal sættes i værk eller hvordan udvalget skal tage beslutning herom.

    Erik svarede at almindelige ting som daglig vedligeholdelse og mindre ting bare skal laves. Vi er i en overgangs periode og da kirkegårdsudvalget ikke har konstitueret sig og ej heller haft første møde endnu må vi snakke sammen hvis der er tvivls spørgsmål.

Det ordinære møde sluttede kl. 21.50 hvor Kordegn Martin Gundersen, Suppleant Nina Hestehave Degn, Suppleant Marianne Lauritzen, Suppleant Karina Ankjær Johansen forlod mødet.

13. Lukket møde:

Hulda har sagt op med udgangen af februar 2017.

Næste møde: Onsdag d. 15/2 2017 kl. 19.00 i Samlingsstedet.